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Reglamento del Servicio de Archivo Provincial de la Diputación Provincial de Valladolid

ADMINISTRACION PROVINCIAL

DIPUTACION PROVINCIAL DE VALLADOLID

Secretaría General

Por el Pleno de esta Diputación en su sesión ordinaria de 27 de febrero de 1998 (referencia: expediente número 785/97. Acuerdo número 35198) ha aprobado definitivamente el Reglamento del Servicio de Archivo Provincial de esta Diputación Provincial de Valladolid, tras haber dado cumplimiento en lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley 711985, siendo el texto integro de dicho Reglamento el siguiente:

Reglamento del Servicio de Archivo Provincial de la Diputación Provincial de Valladolid

I.- Disposiciones Generales.

Artículo 1.

Es objeto del presente reglamento la regulación del Servicio de Archivo Provincial de la Diputación Provincial de Valladolid como servicio público, cuya finalidad es la conservar, inventariar y difundir los fondos documentales provinciales. así como proporcionar los documentos necesarios a las distintas unidades administrativas.

Artículo 2.

  1. El patrimonio documental de la Diputación Provincial de Valladolid está constituido: por el conjunto de documentos generados, recibidos o reunidos por los Organos de Gobierno y los Servicios Administrativos y Técnicos de la Diputación, de sus Centros y de sus Organismos Autónomos y de aquellas otras entidades que, aún gozando de personalidad jurídica propia, se encuentren vinculadas a la Diputación Provincial.
  2. Los archivos o colecciones propiedad de personas físicas o jurídicas ajenas a la Diputación que hagan cesión o donación expresa de sus documentos también forman parte de dicho patrimonio documental.

Artículo 3.

Son funciones del Servicio de Archivo Provincial:

a) Recoger, conservar y hacer accesible la documentación generada por la Diputación Provincial.

b) Clasificar y ordenar los documentos y redactar los instrumentos de descripción necesarios para controlar y hacer accesible la documentación.

c) Establecer los criterios sobre transferencias de documentación al Archivo Central.

d) Asesorar a las diferentes dependencias sobre la aplicación de criterios correctos de clasificación y ordenación de su producción documental, y supervisar el funcionamiento de los archivos de gestión.

e) Formular los criterios sobre la correcta ubicación física de la documentación. estableciendo las condiciones que han de reunir los locales de depósito y el mobiliario necesarias para la instalación y la seguridad de los documentos.

f) Favorecer el mejor funcionamiento de la administración, proporcionando de una manera rápida los documentos necesarios para la resolución de los trámites administrativos.

g) Facilitar el acceso a la documentación a los usuarios interesados.

h) Colaborar con los municipios en la conservación, organización y acrecentamiento del patrimonio documental municipal en la Provincia.

II.-De la Gestión Documental.

Artículo 4.

El Servicio de Archivo Provincial de la Diputación Provincial de Valladolid está constituido por:

4.1. El Archivo Provincial. encargado de la conservación. organización y difusión de la documentación recibida. generada o recibida por los Organos y Servicios de la Diputación Provincial y que está organizado en:

a) Archivos de Gestión: En ellos se conserva la documentación activa producida por los distintos Servicios y Unidades Administrativas y generada por la actividad propia de estos órganos mientras dura la tramitación administrativa a que hacen referencia y los cinco años siguientes a la conclusión de su tramitación administrativa.

La conservación, y custodia de los documentos existentes en estos archivos, será responsabilidad del Jefe del Servicio productor de los documentos.

El Servicio de Archivo Provincial dictará las instrucciones de carácter general a tener en cuenta para la clasificación y ordenación de los documentos, así como cualquier otro aspecto referido a la técnica archivística.

b) Archivo Central: Es el órgano unitario de custodia del patrimonio documental de la Diputación procedente de los archivos de gestión una vez que han transcurrido los cinco años establecidos en el apartado a) de este articulo.

1.- Depósito intermedio o fase de prearchivaje, durante es1a fase, la documentación permanecerá desde los 6 a los 30 años de la conclusión de su tramitación y será tratada desde el punto de vista archivístico: Clasificación, eliminación de duplicados innecesarios, etc. La selección y, en su caso. eliminación de documentos. se realizará con anterioridad a la transferencia de esta documentación a la fase siguiente.

2.- Archivo de depósito definitivo: En esta fase se archivarán todos los documentos de más de 30 años cuya vigencia administrativa haya concluido y se consideren de valor histórico permanente.

c) Archivo Histórico: Constituyen este Archivo aquellos documentos, conjuntos de documentos o archivos que por diversas razones se han ido incorporando al Archivo ce la Diputación Provincial a lo largo de la Historia. Se integrarán en él los fondos que ingresen por donaciones, legados o depósitos.

4.2. Departamento de Archivos Municipales. cuya función consiste en la elaboración y gestión de planes de colaboración con los municipios para la conservación, organización y acrecentamiento del patrimonio documental municipal.

Artículo 5.

Con carácter general la transferencia al Archivo Central de los documentos y expedientes que hayan concluido su tramitación administrativa. podrá hacerse una vez hayan concluido los cinco años de permanencia en el archivo de gestión. No obstante. cuando la escasez de espacio u otras circunstancias lo aconsejen. este período podrá ser reducido.

Artículo 6.

En casos justificados por la frecuencia de su consulta. los expedientes podrán permanecer en el archivo de gestión por un periodo mayor a los 5 años.

Artículo 7.

Las transferencias de documentos al Archivo Central' se realizarán con una periodicidad anual, y deberán ser documentos originales y de acuerdo con las directrices establecidas por el Servicio de Archivo Provincial.

Artículo 8.

Las transferencias se formalizarán mediante las hojas de remisión normalizada, o las aplicaciones informáticas que a tal efecto proporcione el Servicio de Archivo Provincial. Una copia de las hojas de transferencia será devuelta debidamente firmada por el responsable del Archivo al Servicio que efectúa la transferencia.

Artículo 9.

La documentación transferida debe ser objeto de limpieza previa en los Servicios respectivos, eliminando los duplicados y copias innecesarias.

Artículo 10.

Para cumplimentar las hojas de remisión. se consignara la terminología establecida en el cuadro de clasificación de los fondos documentales de la Diputación Provincial de Valladolid.

Artículo 11.

EI material especial que acompaña a los expedientes (planos, mapas, carteles. cintas de audio o video, disquetes, etc.) deberá ser transferido junto con sus correspondientes expedientes, y será archivado en un depósito acondicionado para la recepción y conservación de documentos especiales.

 III.-Del acceso a los documentos.

Artículo 12.

Tendrán consideración de consultas. internas las realizadas por los órganos y servicios de la administración provincial. Las limitaciones al acceso establecidas en los artículos siguientes, no serán ce aplicación a este tipo de consultas.

Artículo 13.

Las consultas internas se realizarán mediante comunicación al Servicio de Archivo Provincial que proporcionará la documentación solicitada a la unidad administrativa correspondiente. El Servicio de Archivo cumplimentará un boletín de préstamos por triplicado, del que un ejemplar se entregará junto con la documentación solicitada, otro permanecerá en el Registro de Préstamos del Archivo, y el tercero permanecerá como testigo en el lugar en el que la documentación fue extraída.

Artículo 14.

Los expedientes solicitados por las dependencias administrativas no podrán ser objeto de préstamo por un período superior a un mes. En caso de ser necesaria una permanencia más prolongada, deberá ser comunicado al Servicio de Archivo Provincial para renovar el préstamo.

Artículo 15.

Está garantizado el acceso de los ciudadanos a los documentos que constituyen el patrimonio documental de la Diputación Provincial de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente y en el presente Reglamento.

Artículo 16.

La consulta de los documentos incluidos en expedientes inconclusos o depositados en los archivos de gestión, se someterá a los principios generales que regulan el acceso a los documentos administrativos incluidos en procedimientos gestionados por las oficinas y, en todo caso, se deberá solicitar la consulta al Jefe del Servicio correspondiente.

Artículo 17.

Será imprescindible el consentimiento expreso de los afectados para la consulta de los documentos que incluyan datos personales de carácter policial, clínico, o cualquier otro que pueda afectar al honor, la intimidad o la vida privada del individuo, antes de que haya transcurrido el periodo de reserva para el acceso a este tipo de documentación establecido en la legislación vigente.

Las personas afectadas tendrán derecho a obtener información de sus datos personales ya sea mediante consulta directa, comunicación por escrito o copia.

Artículo 18.

El acceso a la documentación original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservación.

Artículo 19.  

El personal del Archivo es el único autorizado a realizar reproducciones de la documentación. En casos especiales, el Jefe de Servicio de Archivo podrá autorizar la reproducción por medios ajenos al Archivo, así como la salida de la documentación para este fin, siempre que sea legalmente posible.

Artículo 20.  

La reproducción mecánica de los documentos a solicitud de los usuarios, será posible siempre que no perjudique a la conservación de los mismos, abonando ellos mismos los costos que resulten, según las tasas vigentes.

Artículo 21.

Para las consultas cuyo fin sea la investigación, se abrirá a cada usuario un expediente de investigador que se iniciará con una instancia del mismo, en la que se incluirán sus datos personales y el objeto de la investigación, así como una fotocopia del carnet de investigador o, en su defecto, una carta dé presentación de quien le esté dirigiendo la investigación. En este expediente se incluirán todas las solicitudes de documentación.

Artículo 22.

El Servicio de Archivo Provincial pondrá a disposición de los usuarios los instrumentos de descripción de los fondos. Además, los usuarios podrán consultar al personal técnico los aspectos sobre la documentación que les pueda: ser de utilidad para su investigación. No obstante, el personal del Archivo no deberá hacer investigaciones particulares para los usuarios.

Cuando las investigaciones sean solicitadas por la propia administración provincial, deberán formularse por escrito.

Artículo 23.

No se podrá escribir en los documentos, ni doblarlos ni calcarlos. Tampoco podrán sacarse de la Sala de Investigadores, excepto cuando sean requeridos por el personal de la Corporación porque sean necesarios para trámite de los procedimientos administrativos en curso.

Artículo 24.

Los usuarios serán responsables de la documentación que se les entregue para su consulta mientras los utilice, debiendo tener el máximo cuidado en su manipulación. Los daños y pérdidas que se produzcan, deberán ser resarcidos por el valor total de la documentación dañada o perdida. así como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen.

Artículo 25.

El derecho de consulta podrá ser retirado a toda persona que trate la documentación de forma negligente. que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio, o que no respeten el presente Reglamento.

Artículo 26.

Únicamente podrá acceder a los depósitos el personal del Servicio del Archivo.

 IV.- Del Expurgo.

Artículo 27.

Se considera expurgo a los efectos de la aplicación del presente Reglamento el proceso de valoración, selección y eliminación o conservación de los documentos integrantes del patrimonio documental de la Diputación Provincial.

Artículo 28.

Queda prohibido la eliminación total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la Comisión de Expurgo y según el procedimiento establecido en el presente Reglamento.

Artículo 29.

Se crea la Comisión de Expurgo. cuya función será dictaminar las propuestas de eliminación de documentos. Esta Comisión estará formada por:

Presidente: El de la Diputación. o persona en quien delegue.
Secretario: El Secretario General, o persona en quien delegue.
El Archivero.
Los responsables de los Servicios a los que afecte la documentación evaluada.
El Director del Archivo Histórico Provincial.
Un Catedrático de Historia Contemporánea.
Un historiador de la materia a que se refieran las series evaluadas.

Los dictámenes de esta Comisión no serán vinculantes.

Artículo 30.

Las propuestas de expurgo podrán realizarse por iniciativa del Servicio productor de la documentación o por el. Servicio de Archivo Provincial.

Una vez realizada la propuesta, el Servicio de Archivo Provincial elaborará una ficha descriptiva de la serie en la que se incluya, al menos. la definición de la serie, legislación que la afecta, objeto de la gestión que ha originado el expediente, procedimientos, fechas extremas, volumen en metros lineales, criterios de valoración y pro- puesta que será sometida a informe de la legalidad. Si la propuesta y el informe fueran favorables, se daría traslado del expediente a la Comisión.

Tras el dictamen, el Ilmo. Sr. Presidente podrá resolver la eliminación o conservación permanente de la serie evaluada. Esta resolución será notificada a la Junta de Castilla y león para su aprobación. conforme a lo establecido en los artículos 31 y siguientes del Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León, aprobado por el Decreto 115/96. de 2 de mayo.

Artículo 31.

De cada expurgo se levantará acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente. Estas actas agrupadas formarán el Registro de Expurgos de Documentos.

Artículo 32.

No se podrá eliminar, en ningún caso, documentación anterior a 1940. habida cuenta de su volumen y características.

Artículo 33.

De cada serie eliminada se dejarán. en todo caso, una muestra representativa de la época y del procedimiento administrativo.

Disposición Adicional Primera.

La custodia de las actas y de las resoluciones será competencia del Secretario General a tenor de-1oestablecido en el artículo 203 del Reglamento de Organización; Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Corporaciones Locales; aprobado por R.O. 2568/1986, de 28 de noviembre.

Disposición Adicional Segunda.

Las categorías y funciones del personal adscrito al Servicio de Archivo Provincial son las expresadas para los puestos de trabajo correspondientes en la Relación de Puestos de Trabajo de la Diputación de Valladolid.

Lo que se publica, una vez transcurrido el plazo a que hace referencia el artículo 65.2 de la Ley 7/1985, en cumplimiento de lo dispuesto y a los efectos previstos en el articulo 70.2 de la misma Ley.

Valladolid, 8 de abril de 1998.
EI Presidente.
Ramiro Felipe Ruiz Medrano.

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