El Programa de Organización de Archivos Municipales de la Diputación de Valladolid
En su ejecución, continuada desde 1993, se ha creado una red que alcanza en la actualidad a 222 municipios y 12 mancomunidades que abarca todas las etapas, trabajos y actividades de los procesos técnicos: organización, descripción, mantenimiento, restauración y difusión. El objetivo es prestar a los municipios un servicio integral de archivo, de tal forma que seamos como, de hecho, somos su “servicio de archivo”. En esta red, los archivos comparten medios y normas técnicas, y es gestionada por una oficina centralizada, el Servicio de Archivo Provincial de la Diputación de Valladolid. Desde 2005, este Programa se ha extendido a las mancomunidades, no como servicio de archivo mancomunado, sino para atender los archivos de las propias mancomunidades.
En una Primera Fase o Fase de Organización, se ha organiza y descrito, por primera vez, toda la documentación conservada con anterioridad a dos años desde el año en que se realiza la intervención. En las oficinas permanecen, por lo tanto, el año en curso y el año anterior al año en curso. Una vez realizada esta primera fase en un archivo, el archivo queda organizado y descrito en su totalidad, hasta los dos años de antigüedad. Es una fase previa y necesaria, porque para poder actuar con eficacia sobre la documentación de nueva producción, para poder realizar las transferencias regularmente es conveniente tener un control sobre la documentación acumulada. Como consecuencia de ello, sólo se realizan los trabajos de actualización, los correspondientes a la Segunda Fase, a aquellos archivos a los que se les ha realizado los trabajos de organización.
En la actualidad se han organizado la totalidad de los archivos que solicitaron su adhesión al Programa de Organización de Archivos Municipales, constituyendo la Red de Archivos Municipales de la Provincia de Valladolid. El servicio que se proporciona a los municipios integrantes de esta red se resumen en:
- Actualización del Archivo mediante la realización de trasferencia de documentación de nueva producción desde las oficinas al Archivo de forma regular
- Participación en el Programa de Formación de Usuarios
- Posibilidad de solicitud de organización de una exposición de ocumentos del Archivo Municipal en el propio municipio
- Inclusión en los planes de difusión (Portal del Archivo) y de restauración de documentos
