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Procedimiento de eliminación de documentos

  • Independientemente del soporte de conservación, la calificación de los documentos toma como referencia el Calendario de Conservación de Documentos de la Diputación de Valladolid (pendiente de aprobación), que establece qué tipos de expedientes se conservarán de forma permanente y cuáles serán eliminados, estableciendo así mismo los plazos de conservación para éstos últimos. Este documento incluye también referencia a los documentos esenciales. 
  • El expurgo de documentos está regulado por el RAP (Anexo 1), arts. 27 a 33:

Reglamento del Archivo Provincial, aprobado por acuerdo número 35/98, en sesión ordinaria de 27 de febrero de 1998

IV.- Del Expurgo.

Artículo 27. -Se considera expurgo a los efectos de la aplicación del presente Reglamento el proceso de valoración, selección y eliminación o conservación de los documentos integrantes del patrimonio documental de la Diputación Provincial.

Artículo 28. -Queda prohibido la eliminación total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la Comisión de Expurgo y según el procedimiento establecido en el presente Reglamento.

Artículo 29. -Se crea la Comisión de Expurgo. cuya función será dictaminar las propuestas de eliminación de documentos. Esta Comisión estará formada por:

- Presidente: El de la Diputación. o persona en quien delegue.

- Secretario: El Secretario General, o persona en quien delegue.

- El Archivero.

- Los responsables de los Servicios a los que afecte la documentación evaluada.

- El Director del Archivo Histórico Provincial.

- Un Catedrático de Historia Contemporánea.

- Un historiador de la materia a que se refieran las series evaluadas.

Los dictámenes de esta Comisión no serán vinculantes.

Artículo 30. -Las propuestas de expurgo podrán realizarse por iniciativa del Servicio productor de la documentación o por el. Servicio de Archivo Provincial.

Una vez realizada la propuesta, el Servicio de Archivo Provincial elaborará una ficha descriptiva de la serie en la que se incluya, al menos. la definición de la serie, legislación que la afecta, objeto de la gestión que ha originado el expediente, procedimientos, fechas extremas, volumen en metros lineales, criterios de valoración y pro- puesta que será sometida a informe de la legalidad. Si la propuesta y el informe fueran favorables, se daría traslado del expediente a la Comisión.

Tras el dictamen, el Ilmo. Sr. Presidente podrá resolver la eliminación o conservación permanente de la serie evaluada. Esta resolución será notificada a la Junta de Castilla y león para su aprobación. conforme a lo establecido en los artículos 31 y siguientes del Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León, aprobado por el Decreto 115/96. de 2 de mayo.

Artículo 31. -De cada expurgo se levantará acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente. Estas actas agrupadas formarán el Registro de Expurgos de Documentos.

Artículo 32. - No se podrá eliminar, en ningún caso, documentación anterior a 1940. habida cuenta de su volumen y características.

Artículo 33. – De cada serie eliminada se dejarán. en todo caso, una muestra representativa de la época y del procedimiento administrativo. 

Palacio de Pimentel C/ Angustias, 44 - 47003 Valladolid - España  -  Tel: +34 983 427 100  -  Fax: + 34 983 267 919