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Descripción de los trabajos

Programa Provincial de Organización de Archivos Municipales

(Véase además: El Programa de Organización de Archivos Municipales de la Provincia de Valladolid)

I. INTRODUCCION.

Tener debidamente organizado un archivo no es ningún capricho o signo de ostentación, es una obligación legal que se pone de manifiesto en multitud de normas:

La ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Castilla y León, en su artículo 4.1 define el patrimonio documental como ... los documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por:

...c) Las entidades locales del territorio de la Comunidad Autónoma y los organismos de ellas dependientes...

Las obligaciones de los poseedores de este patrimonio tendrán para con él las siguientes obligaciones:

Art. 8.1. ...están obligados a atender su conservación y custodia, a permitir su consulta en los términos previstos en la presente Ley...

Art. 9.1. Las Diputaciones y los Ayuntamientos colaborarán, dentro de su ámbito territorial con la Administración Autonómica en la defensa y conservación del Patrimonio Documental de Castilla y León, adoptando cuantas medidas fuesen necesarias para evitar su deterioro, pérdida o destrucción y notificando a la Consejería de Cultura... aquellas circunstancias que puedan implicar o provoquen de hecho daño a tales bienes

Art. 27: Las instituciones y entidades autonómicas y locales titulares de los archivos públicos tienen la obligación de conservar éstos debidamente organizados, ponerlos a disposición de los ciudadanos y de la propia administración..., no enajenarlos y no extraerlos de los locales donde se conservan.

II. OBJETIVOS DEL PROGRAMA.

El objetivo inicial es el de detener el deterioro a que había sido sometido el patrimonio documental municipal con intervenciones inmediatas y globales sobre cada uno de esos archivos. Una vez conseguido esto, el objetivo es que no se vuelva a repetir la situación anterior.

El primer objetivo se lleva a cabo con la organización de toda la documentación acumulada de más de dos años de antigüedad con respecto al año en el que se inician los trabajos. El segundo se consigue con una labor permanente de gestión del archivo y conservación de los documentos.

De acuerdo con esto, se han organizado hasta el momento 106 archivos.

III. DESARROLLO DEL PROGRAMA

III.1. Primera fase.

Tiene por objeto la ordenación e inventariación mecanizada de la documentación de más de dos años de antigüedad con respecto al año en el que se realiza la intervención en los archivos municipales.

En el caso de que alguno de estos municipios renunciara a la ejecución de estos trabajos, el volumen de cajas previsto se incluiría, por resolución del Ilmo. Sr. Presidente, tras informe del Servicio de Archivo, a otros municipios de características similares en cuanto a población y volumen de documentación.

III. 2. Segunda fase.

Si nos limitáramos a las operaciones antes descritas, el archivo presentaría problemas de localización de los documentos a los tres años y, a los seis, habría que volver a intervenir de nuevo.

Esta segunda fase, consiste en el mantenimiento actualizado de los archivos a los que ya se les han realizado los trabajos de la primera fase. Los trabajos que se realizan en esta fase son los de descripción y transferencia al archivo de los documentos administrativos de nueva producción.

Debido al volumen de documentación de nueva producción que generan los 106 Ayuntamientos a los que se les ha realizado la I fase, los trabajos de actualización deberán realizarse mediante una contratación con una empresa especializada por la imposibilidad de desarrollarla con los medios personales adscritos a este Servicio.

Por sus propias características, esta es una fase permanente que se realiza con una periodicidad anual o bianual, según el volumen de la transferencia, y que se mantendrá hasta que alguna de las partes denuncie el convenio.

Para el desarrollo más eficaz y económico de los trabajos de ambas fases, se propondrá a los ayuntamientos el traslado de toda la documentación al Servicio de Archivo de la Diputación Provincial para su tratamiento.

IV. CONVENIOS CON LOS AYUNTAMIENTOS

Los ayuntamientos seleccionados, que ya han solicitado la realización de los trabajos, deben enviar al Servicio de Archivo una certificación de acuerdo plenario comprensiva de su aceptación de las especificaciones técnicas del programa y de su compromiso de aportación del 30% de los gastos de la primera fase del programa.

Una vez contratados los trabajos y determinado el coste de cada archivo municipal, se firmará un convenio (ANEXO I). Este convenio incorpora las obligaciones de cada una de las partes que se concretan en:

IV. A. Por parte de los Ayuntamientos:
  • Local adecuado
  • Mobiliario
  • Aportación del 30% de los gastos de la I Fase
  • Aceptación de las especificaciones técnicas del programa
IV.B. Por parte de la Diputación
  • Diseño técnico de los proyectos de organización
  • Ordenación, aportando el material necesario
  • Redacción de los inventarios e índices mecanizados
  • Mantenimiento actualizado
  • La Diputación gestiona y asume la dirección del programa, realizando la contratación de los trabajos.

V. MODO DE GESTIÓN: Contratación de los trabajos.

Los trabajos de ordenación e inventariación de la documentación se contratarán para su ejecución. Los servicios que debe prestar el adjudicatario se concretan en:

- Ordenación y descripción de los archivos seleccionados de acuerdo con lo que establezca el pliego de especificaciones técnicas, anexo al de las condiciones económico-administrativas.

- Comprometerse a realizar los trabajos en las fechas y en las condiciones establecidas.

- Transporte de la documentación.

Por la Presidencia, se abrirá expediente de contratación aprobando el pertinente pliego de condiciones y demás trámites legalmente establecidos.

El Servicio de Archivo informará de la ejecución de los trabajos para el abono de las cantidades correspondientes a cada archivo municipal.
 


ANEXO I:

Modelo de convenio de colaboración entre la Diputación de Valladolid y los Ayuntamientos para la organización de los archivos municipales.

En Valladolid, a....................., D. Ramiro Ruiz Medrano, Ilmo. Sr. Presidente de la Excma. Diputación Provincial de Valladolid, y D................................................, Alcalde-Presidente del Ayuntamiento de.........................., actuando en nombre de ambas instituciones,

MANIFIESTAN:

Que la vigente Ley de Archivos y Patrimonio Documental de Castilla y León (Ley 6/1991, de 19 de abril) obliga a los Ayuntamientos, como titulares de documentos integrantes del Patrimonio Documental, a atender a su conservación, custodia y consulta.

Que dicha Ley establece las competencias de las Diputaciones y de los Ayuntamientos, instando a que colaboren en la defensa y conservación de su Patrimonio Documental, adoptando cuantas medidas sean necesarias para evitar el deterioro, pérdida o destrucción.

Que con este fin la Diputación ha elaborado un Programa de asistencia técnica y asesoramiento a los municipios en materia de archivos para promover la conservación y el mantenimiento de sus fondos documentales.

Que es deseo compartido por ambas Corporaciones Locales promover la mejora y modernización de su archivo municipal y que ambas se comprometen en el mantenimiento del mismo.

Por todo lo anterior,

CONVIENEN:

Primero.- Que la Excma. Diputación Provincial de Valladolid se compromete a organizar los documentos anteriores al año ______ que en el Archivo Municipales de................. se conserven.

Segundo.- Que la Excma. Diputación Provincial de Valladolid se compromete a pagar el 70% del importe de la organización del fondo documental existente, con antigüedad superior a dos años, contratando la ejecución de los trabajos correspondientes.

Tercero.- Que, si el Servicio de Archivo, lo considera conveniente se traslade dicho fondo documental al Archivo de la Diputación Provincial de Valladolid para conseguir una sustancial reducción de costes organizativos. En dicho Centro se realizarán las tareas de conservación, prevención y organización que detengan el deterioro a que está sometido el patrimonio documental.

Cuarto.- Que la dirección técnica para la ejecución de los trabajos la asumirá el Servicio Provincial de Archivos de la Diputación Provincial de Valladolid, conforme al proyecto aprobado por acuerdo plenario número......de fecha........

Quinto.- Que el Ayuntamiento de........se integra en el Servicio de Archivo Provincial compartiendo, como integrante del mismo. con la Excma. Diputación las tareas de conservación y consulta del archivo municipal.

Sexto.- La Excma. Diputación Provincial de Valladolid prestará a todos los municipios adscritos al Servicio de Archivo Provincial las asistencia y cooperación jurídica, económica y técnica encaminada a la mejora de las instalaciones y de la gestión archivística.

Séptimo.- Que el Ayuntamiento de..... se compromete a ingresar en la Tesorería de la Diputación Provincial en los quince días siguientes a la iniciación de los trabajos de la I Fase, la cantidad de......., 30% de los gastos de organización e inventariación.

Octavo.- Que el Ayuntamiento de... se compromete a mantener la organización del archivo y se obliga a destinar la sala de depósito únicamente a tal fin y en condiciones óptimas de limpieza y mantenimiento.

En prueba de conformidad, suscriben por duplicado el presente convenio,

D. RAMIRO RUIZ MEDRANO                                                        D..............................................


PRESIDENTE DE LA EXCMA. DIPUTACIÓN PROVINCIAL  ALCALDE-PRESIDENTE DEL AYUNTAMIENTO DE .................... 

Palacio de Pimentel C/ Angustias, 44 - 47003 Valladolid - España  -  Tel: +34 983 427 100  -  Fax: + 34 983 267 919